Rechtliches

Datenschutz­erklärung

Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Die Produktseite von rooomSignage setzt keine Cookies, bindet keine Analyse- oder Werbedienste ein und lädt von sich aus keine Inhalte von Drittanbietern nach (zur Klickdemo siehe unten). Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert.

Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Diesen können Sie wie folgt erreichen:

Hosting und Server-Log-Dateien

Diese Website wird bei Vercel Inc. (440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA) betrieben; die Anwendung läuft in der Rechenzentrumsregion Frankfurt am Main. Beim Aufruf der Seiten erhebt und speichert der Provider automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien und sicheren Bereitstellung der Website.

Demo-Anfragen über rooom.com

Der Knopf „Demo anfragen“ führt auf das Kontaktformular unter rooom.com/de/kontakt. Diese Seite bindet das Formular nicht ein und überträgt dabei keine Daten; was Sie dort eingeben, verarbeitet die rooom AG nach der Datenschutzerklärung von rooom.com.

Klickdemo

Die Klickdemo auf dieser Seite ist der rooomSignage-Player mit einer Beispielpräsentation. Er speichert keine Daten über Sie und setzt keine Cookies. Tippen Sie in der Demo auf eine Kachel, lädt Ihr Browser deren Inhalt: Videos, Bilder und Infoseiten von dieser Website, unter „Live-Demos“ außerdem Anwendungen der rooom AG von assistant.rooom.ai und sovatlas.com. Dabei erhalten diese Server die üblichen Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Browser). Der KI-Avatar nutzt das Mikrofon nur, wenn Sie es ausdrücklich freigeben.

Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens und für mögliche Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck entfällt; gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Backend-Login und Screens

Für angemeldete Redakteurinnen und Redakteure stellt rooomSignage ein Backend bereit. Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail-Adresse und Passwort oder über einen Link, den wir an die hinterlegte E-Mail-Adresse senden; dafür verarbeiten wir die E-Mail-Adresse und setzen technisch notwendige Cookies für die Sitzung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Konten, Inhalte und Medien werden bei Supabase Inc. und Vercel Inc. in der Region Frankfurt am Main gespeichert. Screens rufen ihre Inhalte mit einem geheimen Schlüssel ab; rooomSignage selbst erhebt dabei keine Daten der Besucherinnen und Besucher am Screen. Eingebettete Web-Demos unterliegen den Datenschutzhinweisen ihrer jeweiligen Anbieter.

Neue Geräte werden über einen kurzlebigen Code mit dem Backend gekoppelt; dabei übermittelt das Gerät seine Browserkennung und Bildschirmgröße. Auf Wunsch der Organisation läuft auf einem Gerät zusätzlich ein kleines Programm der rooom AG (Geräte-Agent). Es meldet technischen Status – Gerätename, angemeldetes Windows-Konto, Betriebssystem, Startzeit, Auslastung von Prozessor, Arbeitsspeicher und Festplatte, Bildschirmauflösung und Browser – und führt nur fest vorgegebene Befehle aus, die Mitglieder der Organisation im Backend auslösen: ein Bildschirmfoto aufnehmen, den Browser oder das Gerät neu starten. Das Bildschirmfoto zeigt nur, was der Screen gerade anzeigt; eine Kamera wird nicht verwendet. Je Screen wird nur das jeweils letzte Bildschirmfoto gespeichert und nur Mitgliedern der Organisation angezeigt.

Für einzelne Screens kann die Organisation einen Offline-Alarm einschalten. Meldet sich ein solcher Screen längere Zeit nicht, zeigt das Backend einen Hinweis, und rooomSignage schickt eine E-Mail an die im Backend hinterlegten Empfängeradressen. Dafür verarbeiten wir diese E-Mail-Adressen, den Namen des Screens und die Zeitpunkte. Verschickt wird die Nachricht über den E-Mail-Dienst Resend (Resend, Inc., USA), der sie über Server in der Region Irland (EU) zustellt; Resend erhält dafür die Empfängeradressen, Betreff und Text der Nachricht (Name des Screens, Organisation, Zeitpunkte). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Admins einer Organisation können weitere Personen ins Team einladen. Dafür speichern wir die E-Mail-Adresse, die vorgesehene Rolle und den Zeitpunkt der Einladung, bis sie angenommen, zurückgezogen oder abgelaufen ist. Die Einladungs-Mail geht ebenfalls über Resend (Region Irland, EU); Resend erhält dafür die Empfängeradresse, den Namen der Organisation, die Adresse der einladenden Person und den Einladungslink. Alternativ kann der Admin den Link selbst weitergeben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Wer im Backend eine Präsentation „Mit KI erstellen“ lässt, übermittelt die angegebenen Inhalte (z. B. Website, Unterlagen, Produktdaten) an SovrGPT, die KI-Plattform der rooom AG. Die Entwürfe erzeugt ein Sprachmodell, das in Deutschland betrieben wird. Ist keine Website angegeben, sucht SovrGPT sie anhand des Veranstaltungsnamens; dabei gehen nur die Suchbegriffe an den Suchdienst Brave Search (Brave Software Inc., USA).

Unter „Wissen“ können Redakteurinnen und Redakteure Websites, Dateien (z. B. PDF, Word, Excel, PowerPoint) und Texte als Firmenwissen für die KI hinterlegen. rooomSignage ruft die Websites ab und speichert ihren Text; hochgeladene Dateien liegen in einem nicht öffentlichen Speicher bei Supabase in der Region Frankfurt am Main, auf den nur Mitglieder der jeweiligen Organisation Zugriff haben. Textauszüge gehen zur Auswertung an SovrGPT. Wird eine Quelle gelöscht, wird auch die Datei entfernt. Für Websites mit Anmeldung hinterlegte Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert, im Backend nicht angezeigt und nur zum Abruf der Inhalte verwendet.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt, und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht dem Betroffenen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: bfdi.bund.de.

Widerspruch gegen Werbe-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung von nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Die Betreiber der Seiten behalten sich ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen, etwa durch Spam-E-Mails, vor.

Stand: Oktober 2026. Für die Website rooom.com gilt deren eigene Datenschutzerklärung.